چگونه می توانم یک لحظه تنش بین یک کارمند و یک مشتری را مدیریت کنم؟

لیزا آندریا مدیر سرویس تخصصی مشتری که به عنوان یک شرکت مشاوره ای در حال فعالیت است، سه سلوک مدیریتی سریع را برای یک زمان بحرانی ارائه کرده است. زمانی که یکی از کارمندان شرکت شما در ارتباط با یک مشتری به مشکل برمی خورد و بین این دو یک تنش به وجود می آید. حالا نوبت به شما می رسد که به عنوان مدیر شرکت وارد عمل شوید و تا جایی که می توانید تلاش کنید که این مشکل را به سریع ترین و بهترین روش ممکن حل کنید.

خوش رفتار باشید. مطمئن شوید که زبان بدنتان، تون صدایتان و بازی با کلماتتان در یک راه آرام و پسندیده رفتاری، به کار گرفته شود.

صبور باشید. اگر مشتری خواست فریاد بزند و توهین کند، تا جایی که امکان دارد تحمل کنید و اجازه این کار را به او بدهید. با ارائه یک راه حل بیش از حد سریع، حتی بهترین آن، شاید مشتری احساس کند که حرفهایش را درست گوش نداده اید. آنچه کهش شما در مرحله اول حتما باید انجام دهید، همدردی کردن است، اینکه یک شنونده خوب باشید.

حرفه ای باشید. هرباری که مشتری حرفش را به شما می گوید، یک فرصت است برای شما تا یک راه حل و حتی بهتر، دوراه حل را ارائه کنید. اگر امکان این وجود داشته باشد که بیش از یک راه حل و گزینه را در اختیار مشتری برای رفع این موقعیت قرار دهید، یک شرایط ایده آل خواهد بود. پس توپ را در زمین مشتری بیندازید تا تصمیم بگیرد که چگونه این مشکل و تنش را حل کند.

برگرفته از : کسب و کار موفق

انجام کارهایی که ذهنتان را قوی تر می کند.

برای یک مدتی مردم فکر می کردند که با هر ضریب هوشی که به دنیا می آیند از همان میزان هوش می توانند استفاده کنند. بعدها دانشمندان به این نتیجه رسیده اند که میزان هوش قابل تقویت شدن است یعنی با انجام مهارت هایی می توان هوشتان را بیشتر کنید و مغز مسیرهای جدیدی می سازد که باعث میشه بهتر و سریعتر کار کند.

در اینجا مهارت هایی را معرفی می کنیم که شما را باهوش تر می کنند و دلیل آن را هم ذکر می کنیم.

نواختن آلات موسیقی

نواختن موسیقی به افزایش خلاقیت، مهارت تجزیه و تحلیل، زبان، ریاضی، مهارت هماهنگی حرکات عضلات کوچک و غیره کمک می کند. نواختن آلات موسیقی اتصالات جدیدی می سازد که باعث تقویت رشته های عصبی که نیمکره های مغز را به هم وصل می کنند می شود.

سعی کنید همیشه مطالعه کنید

مطالعه استرس را کم می کند همچنین باعث می شود احساس بهتری نسبت به خودتان داشته باشید.در محیط کار ، به شما کمک می کند تا بهتر بفهمید که کارها را چگونه باید انجام دهید. همچنین باعث بهبود مهارت های مدیریتی شما می شود.

ورزش را فراموش نکنید

وقتی به طور منظم ورزش می کنید سلول ها از BDNF که پروتئینی برای تقویت حافظه، یاد گیری، تمرکز می باشد،سرشار می شوند. این عمل اصطلاحا هوشیاری ذهنی نامیده می شود.

سعی کنید زبان جدیدی یاد بگیرید

یادگیری موفقیت آمیز یک زبان جدید ذهن شما را قادر می سازد کار هایی که نیاز به استفاده از مغز هستند را بهتر انجام دهید. این فعالیت ها شامل مهارت انجام کار های اجرایی معمول مانند برنامه ریزی و حل مشکلات می شوند. وقتی بتوانید حداقل دو زبان بلد باشید بهتر می توانید توجهتان را به چیزهایی که در اطرافتان در حال رخ دادن هست معطوف کنید. بسته به واکنش مغز به یادگیری زبان جدید، ممکن است مسیر دیگری نیز باز شود. یادگیری یک زبان دیگر ممکن است آخرین حلقه مفقوده ای باشد که مردم نیاز دارند تا ذهن خود را آماده به دست آوردن شغل های مدیریتی کنند.

 یادگیری تجمعی خود را تست کنید

حتما" برای شما هم پیش آمده وقتی قرار است مثلا فلان روز امتحانی رو بدید چون تکرار زیاد می کنید روی موضوع و درس تسلط پیدا می کنید.مشکل اینجاست که ما خیلی سریع آنها را فراموش می کنیم.یکی از دلایلی که یادگیری زبان جدید به باهوشتر شدن شما کمک می کند این است که نیاز به یادگیری تجمعی دارد. یعنی ما همیشه به دانسته های قبلی نیاز داریم و یا مجبوریم گرامر و لغات جدید  را یاد بگیریم و چون همه ی این فرآیندها  تکرار می شود مهارت و تسلط ما به اون زبان بیشتر می شود.

بازی های فکری انجام دهید

سودوکو، پازل، معما، بازی های ویدویی، بازی های کارت، و فعالیت های مشابه باعث افزایش شکل پذیری عصبی  می شوند که این باعث می شود تا از زاویه جدیدی به همه چیز نگاه کنیم با الگو های جدیدی آشنا می شویم و توانایی شناختی ما بهبود پیدا می کند. افرادی که شکل پذیری عصبی بیشتری دارند سریعتر یاد میگیرند و بیشتر به یاد می آورند، کمتر در خطر افسردگی قرار می گیرند.

مدیتیشن کنید

در سال 1992دانشمند ریچارد دیویدسن از دالایی لاما دعوت کرد تا امواج مغزی وی را در زمان مدیتیشن مورد مطالعه قرار دهد تا کشف کند که آیا مغز وی امواج خاصی را در آن لحظه تولید می کند یا خیر. مشخص شد که زمانی که دالایی لاما در حال مدیتیشن بودند، امواج مغزی آنها نشان داد که آنها در حالت ذهنی عمیقی از مهربانی قرار دارند. افراد بلند پرواز به مدیتیشن علاقه مند شدند. چون این تحقیق بیان می کرد که می توانیم دقیقا قبل از یک گفتگو، احساس قدرت کنیم، زمانی که در خواست ارتقا می کنیم اعتماد به نفس بیشتری داشته باشیم .

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
برگرفته از : http://iransbiz.ir/1396/04/25/346/

۵ اشتباه رهبری رایج که مدیران کسب و کارها مرتکب آن می‌شوند

بسیاری از مدیران و رهبران از نظر زیردستان آن‌ها فوق‌العاده و باهوش به نظر می‌رسند و همین موضوع باعث می‌شود که انتظار هیچ اشتباهی را از آن‌ها نداشته باشند. اما واقعیت این است که حتی باهوش‌ترین افراد نیز ممکن است در رهبری و مدیریت خود دچار اشتباهاتی شوند. زیرا همه انسان هستیم و به دلایل مختلفی ممکن است اشتباه کنیم. مهمترین موضوعی که در زمینه اشتباه رهبری باید به آن توجه داشت این است که مدیر اول اشتباه خود را بپذیرد و سعی در اصلاح آن داشته باشد. و دوم سعی در یافتن نقاط ضعف و تقویت آن‌ها نماید. زیرا رهبری مهمترین بخش هر کسب و کار است و کاهش اشتباه رهبری تاثیر به سزایی در موفقیت و توسعه کسب و کارها خواهد داشت. در ادامه به بررسی چند نمونه اشتباه رهبری رایج که در میان مدیران کسب و کارها مشترک است می‌پردازیم.

۱) عدم توجه به نظرات کارمندان یک اشتباه رهبری رایج در بین مدیران

یکی از رایج‌ترین اشتباه مدیران کسب و کارها عدم توجه به نظرات و انتقادات کارمندان است. نکته‌ی مهمی که مدیران کسب و کارها باید به آن توجه کنند این است که کارمندان حیاتی‌ترین جایگاه را در موفقیت یا شکست کسب و کار دارند. بنابراین عدم توجه به نظرات و مشکلات آن‌ها منجر به ایجاد مشکلات غیر قابل جبرانی خواهد شد. در مقابل توجه به نظرات، انتقادات سازنده و پیشنهادهای آن‌ها برای بهبود محیط کار حس ارزشمند بودن را در آن‌ها تقویت می‌کند. کارمندی که با توجه و همدلی مدیر خود مواجه می‌شود، خود را عضو مهمی از آن کسب و کار احساس می‌کند و نهایت تلاش خود را برای بهبود و رشد آن می‌کند. اما عدم توجه به کارمندان و در اولویت قرار ندادن آن‌ها کارکنان را به مرور دچار دلسردی و بی‌انگیزگی می‌کند. بنابراین برای پرهیز از این اشتباه رهبری رایج مدیران باید به کارکنان خود ارزش قائل شوند و توجه به نظرات آن‌ها را در اولویت کارهای خود قرار دهند.

۲) قرار ندادن اطلاعات کافی در اختیار کارمندان دومین اشتباه رایج مدیران

متاسفانه بسیاری از مدیران اطلاعات کافی در مورد روند تغییر استراتژی و جوانب مثبت و منفی آن در اختیار کارمندان خود قرار نمی‌دهند. همین امر نیز باعث ایجاد حس ناخوشایند در کارکنان و انزوا و در نهایت نارضایتی آن‌ها می‌شود. اما نکته‌ی قابل توجهی که در این زمینه وجود دارد این است که ارائه اطلاعات کافی به کارمندان باعث ایجاد آمادگی ذهنی برای مواجهه با موقعیت‌های مختلف می‌شود و عملکرد آن‌ها را تحت تاثیر قرار می‌دهد. اما عدم توجه به احساس کارکنان به تدریج باعث ایجاد بی‌اعتمادی در آن‌ها می‌شود. به عنوان یک مدیر فراموش نکنید که هر چه میزان شکاف بین مدیر و کارمند نیز بیشتر شود کسب و کار شما یک قدم به شکست نزدیک‌تر خواهد شد.

۳) عدم توجه به نقش مربی و آموزش کارکنان سومین اشتباه رهبری مدیران

هر چند اکثر مدیران افرادی باهوش و کاربلد هستند اما توجهی به آموزش کارمندان خود نمی‌کنند. زیرا از نظر آن‌ها آموزش و مربی‌گری کارمندان جزو اولویت‌های کاری سازمان یا کسب و کار مربوطه نیست. برخی از مدیران نیز آموزش کارکنان را فرآیندی پرهزینه و غیر ضروری می‌دانند. اما جالب است بدانید که مدیرانی که به اهمیت وجود مربی در کسب و کار خود واقف باشند در زمان کوتاهی به نتیجه دلخواه خود می‌رسند. تعامل با کارمندان، پشتیبانی و برنامه‌ریزی و ارائه آموزش لازم به کارمندان از مهمترین ویژگی‌های مدیران موفق است.

۴) نداشتن شناخت کافی از کارمندان مهمترین اشتباه رهبری مدیران

بسیاری از مدیران کسب و کارها تصور می‌کنند رهبر موفق کسی است که به تدوین و اجرای استراتژی و تعیین اهداف می‌پردازد. اما نکته‌ی مهمی که در زمینه‌ی رهبری کسب و کار باید مورد توجه قرار گیرد این است که توجه به عواطف و احساسات انسانی یکی از ارکان اصلی رهبری موفق است. داشتن نگاه مکانیکی و ماشینی یکی از نقاط ضعف و اشتباه رهبری رایج در بین بسیاری از مدیران است. طبق تحقیقات انجام شده سازمان‌هایی موفق هستند که در آن‌ها به شناخت کارمندان توجه ویژه‌ای می‌شود. زیرا این کارمندان رضایت شغلی بیشتری دارند و بیشتر خود را برنامه‌های رسمی سازمان وفق می‌دهند. از سوی دیگر نیز در نظر گرفتن پاداش و تشویق کارمندان نیز یکی دیگر از نکاتی است که رهبران موفق باید به آن توجه کنند.

۵)داشتن سیاست تصمیم‌گیری پشت درهای بسته

همانگونه که می‌دانید امروزه اکثریت قریب به اتفاق مدیران معتقدند که داشتن یک استراتژی ارتباطی بهترین روش برای موفقیت کسب و کار است. زیرا هر چند مدیر مسئول تعیین استراتژی‌ها و چشم‌انداز بلندمدت برای سازمان است. اما این کارمندان هستند که در بطن کسب و کار حضور دارند و از این رو می‌توانند کمک به سزایی در انتخاب استراتژی داشته باشند. بنابراین مدیران باید سیاست سازمان خود را به گونه‌ای تنظیم کنند که کارمندان به راحتی نظرات و پیشنهادات خود را با آن‌ها در میان بگذارند. استقبال از ایده‌های جدید و عمل به آن‌ها نیز تاثیر روانی فوق‌العاده‌ای بر روی کارمندان داشته و رضایت شغلی آن‌ها افزایش می‌دهند.

در مجموع می‌توان گفت یک مدیر موفق کسی است که علاوه بر مهارت مدیریتی و رهبری به نکات روانشناسی و مباحث رفتار سازمانی نیز توجه داشته باشد. تا با کاهش اشتباه رهبری خود که در میان بیشتر مدیران رایج است، به رشد و توسعه کسب و کار خود کمک کنند.

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

برگرفته از : http://iransbiz.ir/1396/04/13/337/

یک مدیر به تنهایی نمی‌تواند تمام وظایفی را که به او منسوب شده انجام دهد. تفویض اختیار از سوی مدیر برای دست‌یابی به اهداف ضروری است. تفویض اختیار یعنی تقسیم مجدد اختیار و قدرت به سمت پایین یعنی به زیردستان. در این نوشته می‌خواهیم نگاهی به مفهوم تفویض اختیار و مراحل عملی کردن آن داشته باشیم. همچنین به مفاهیم اختیار، مسئولیت و پاسخ‌گویی و رابطه‌ی میان آنها اشاره‌ خواهیم کرد.

تفویض کردن یعنی اینکه انجام دادن بخشی از کارتان را به شخص دیگر بسپارید. تفویض اختیار را می‌توان تقسیم و تخصیص قدرت به زیردستان دانست که با هدف رسیدن به نتایج مؤثر انجام می‌شود. برای تفویض اختیارِ اصولی باید درباره‌ی مفاهیم اختیار، مسئولیت و پاسخ‌گویی و منشأ هر کدام بیشتر بدانیم. سعی می‌کنیم به این سؤال‌ها پاسخ دهیم: اختیارات مدیر از کجا ناشی می‌شود؟ جریان انتقال اختیار چه جهتی دارد؟ آیا مسئولیت کارکنان که به واسطه‌ی قبول انجام کارهای محوله ایجاد می‌شود، وظیفه‌ی پاسخگویی را از دوش مافوق (واگذار کننده‌ی اختیار) برمی‌دارد؟

ارکان تفویض اختیار

۱. اختیار

اختیار را در سازمان‌های تجاری می‌توان معادل قدرت و حق یک فرد برای استفاده و تخصیص منابع به شکلی کارآمد دانست که به‌منظور تصمیم‌گیری و صدور دستورهایی استفاده می‌شود که منجر به تحقق اهداف سازمان می‌شوند. اختیار را باید به خوبی تعریف کرد. هر فردی که اختیاراتی دارد باید از گستره‌ی آن باخبر باشد و نباید از آن استفاده‌ی نامناسبی بکند. اختیار حقِ صدور دستور، حکم و حقِ به انجام رساندن کارهاست. بالاترین میزان اختیار را مدیران ارشد یک سازمان دارند.

اختیار همیشه از بالا به پایین انتقال پیدا می‌کند. این مسئله توضیح می‌دهد که چگونه با توضیح دقیق آنچه از کارکنان انتظار می‌رود و نحوه‌ی اجرایی کردن آن، افراد مافوق، کارها را از طریق زیردستان به انجام می‌رسانند. هر میزان اختیار باید با همان میزان مسئولیت همراه شود. تفویض اختیار به فردی دیگر، دلالت بر فرار از پاسخگویی ندارد و وظیفه‌ی پاسخگویی همچنان برعهده‌ی فردی است که بیشترین اختیار را بر عهده دارد.

۲. مسئولیت

مسئولیت وظیفه‌ی تمام کردن مأموریتی است که به فرد محول شده است. فردی که مسئولیتی به او سپرده شده است باید از انجام وظیفه‌ی محول‌شده اطمینان پیدا کند. اگر وظیفه‌ای که فرد بابت آن مسئول شناخته شده تکمیل نشود توضیح دادن یا عذر آوردن جایز نیست. مسئولیت دادن بدون اینکه کارکنان اختیارات کافی داشته باشند به گله‌مندی و نارضایتی منجر می‌شود. مسئولیت از پایین به بالا انتقال می‌یابد. مدیران میانی و رده‌ی پایین مسئولیت بیشتری دارند. فردی که مسئول یک شغل در نظر گرفته می‌شود، ضامن آن شغل است. اگر وظایف شغلی‌اش را به نحو مطلوب انجام دهد باید تحسین شود. در حالی که اگر وظایف محوله را طبق انتظار انجام ندهد باید پاسخ‌گو باشد.

۳. پاسخ‌گویی

پاسخ‌گو بودن یعنی آمادگی برای ارائه‌ی توضیح درباره‌ی هر گونه انحراف عملکرد از انتظارات از پیش تعیین‌شده. پاسخ‌گویی بر خلاف اختیار قابل تفویض نیست. برای مثال اگر به علی وظیفه‌ای با اختیارات کافی برای تکمیل آن محول شود و علی آن وظیفه را به حمید محول کند و او را ملزم کند که این وظیفه به نحو شایسته انجام دهد. مسئولیت با حمید است اما پاسخ‌گویی همچنان متوجه علی است. بالاترین میزان پاسخ‌گویی بر عهده‌ی مدیران ارشد است. پاسخ‌گو بودن یعنی مبتکر بودن زیرا فرد باید به چیزی فراتر از گستره‌ی شغلی‌ خودش فکر ‌کند. پاسخ‌گو بودن در یک کلام یعنی جواب‌گوی نتیجه‌ی نهایی بودن. از پاسخ‌گویی نمی‌توان شانه خالی کرد. پاسخ‌گویی از مسئولیت ناشی می‌شود.

سلسله مراحل تفویض اختیار مدیران به زیردستان

• واگذاری وظایف و تکالیف؛
• اعطای اختیار؛
• ایجاد مسئولیت و پاسخ‌گویی.

تفویض اختیار اساس رابطه‌ی رئیس و مرئوس است و شامل مراحل زیر می‌شود:

۱. واگذاری وظایف

واگذار‌کننده‌ در گام نخست تلاش می‌کند وظیفه یا تکلیف را برای زیردستان تعریف کند. او همچنین باید نتیجه‌ی مورد انتظار از زیردستان را برای‌شان معین کند. شفاف‌سازی وظایف درست مانند تعیین نتایج مورد انتظار باید نخستین گام فرایند تفویض اختیار باشد.

۲. اعطای اختیار

تقسیم اختیارات زمانی صورت می‌پذیرد که یک مافوق اختیارات خود را تقسیم می‌کند و آن را با زیردستانش شریک می‌شود. دلیل این کار این است که هر یک از زیردستان باید برای انجام کاری که از طرف مافوق به آنها سپرده شده از استقلال کافی برخوردار باشند. مدیران همه‌ی سطوح اختیارات و قدرتی را که به جایگاه آنها وابسته است تفویض می‌کنند. تقسیم کردن قدرت برای دست‌یابی به اهداف کارآمد بسیار اهمیت دارد.

۳. واگذاری مسئولیت و پاسخ‌گویی

فرایند تفویض با اعطای قدرت به زیردستان پایان نمی‌گیرد. به موازات آن لازم است آنها خود را ملزم به انجام وظایفی بدانند که به ایشان محول شده است. گفته شده مسئولیت عامل یا الزامی است در فرد برای انجام وظیفه‌اش مطابق با دستورات مافوق با حداکثر توانی که در اختیار دارد. مسئولیت بسیار مهم است. زیرا مسئولیت است که به اختیار، کارآمدی می‌بخشد. همچنین مسئولیت غیرمشروط است و نمی‌توان آن را به فردی دیگر منتقل کرد. به عکس، پاسخ‌گویی الزام فرد برای انجام دادن وظایفش طبق معیارهای عمکلرد است. بنابراین گفته می‌شود که اختیار تفویض شدنی، مسئولیت گماشتنی و پاسخ‌گویی تحمیلی است. پاسخ‌گویی از مسئولیت ناشی می‌شود و مسئولیت ناشی از اختیار است. از این رو اهمیت دارد که هر پُستِ دارای اختیاری با میزان برابری از مسئولیت متقابل همراه باشد.

هر مدیری باید به عنوان تفویض‌کننده‌ی اختیار از یک سلسله‌ اقدامات برای به انجام رساندن تفویض اختیار پیروی کند. در این میان نقش کسی که اختیار به او تقویض شده به همین اندازه اهمیت دارد. این نقش شامل مسئولیت و پاسخ‌گویی‌ای است که به همراه اختیار واگذار شده متوجه او می‌شود.

رابطه‌ی میان اختیار و مسئولیت

اختیار حق قانونی یک فرد یا مافوق برای دستور دادن به زیردستانش است در حالی که پاسخ‌گویی یک الزام برای فرد است تا وظیفه‌اش را مطابق معیارهای عملکرد انجام بدهد. اختیار از مافوق به زیردست انتقال می‌یابد که طی آن دستورات و دستورالعمل‌هایی برای تکمیل وظیفه صادر می‌شود. تنها از طریق اختیار است که مدیر می‌تواند کنترل را در سازمان اعمال کند؛ به این صورت که مافوق برای اعمال کنترل، پاسخ‌گویی زیردستانش‌ را طلب می‌کند. اگر مدیران بازاریابی از ناظران فروش بخواهند ۵۰ واحد فروش را ظرف یک ماه نظارت کنند و این معیار توسط ناظران فروش تأمین نشود کسی که باید در برابر مدیر ارشد اجرایی پاسخ‌گو باشد مدیر بازاریابی‌ است. بنابراین می‌توان گفت که اختیار از بالا به پایین جریان می‌یابد و مسئولیت از پایین به بالا. پاسخ‌گویی نتیجه‌ی مسئولیت است و مسئولیت نتیجه‌ی اختیار. پس هر اختیاری به میزان خودش مسئولیت به همراه دارد.

تفاوت‌های میان اختیار و مسئولیت‌

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

برگرفته از : chetor.com

برای مبدل شدن به یک رئیس خوب کارهای زیادی باید انجام شود؛ در این مطلب فقط به تعداد اندکی از این کارها اشاره می‌کنیم.